Privacyverklaring

Algemeen

Airsoft Alliantie België vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Airsoft Alliantie België vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Airsoft Alliantie België vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoongegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Airsoft Alliantie België vzw
Zetel: Tolbareelstraat 19 – 3600 Genk
Emailadres: marco@belgianairsoft.be

Aan wie is deze verklaring gericht

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere sporters, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers en partners.

Waarom verzamelt AAB gegevens

Je persoonsgegevens worden door Airsoft Alliantie België vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening een klanten (uitvoering overeenkomst)
  • Het organiseren van sportactiviteiten, voorbereidingen en opleidingen (uitvoering overeenkomst)
  • Het organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
  • Het beheren van de social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
  • Het beheren van de social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

Welke gegevens verwerkt AAB

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer en Rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Financiële gegevens: Rekeningnummer, betalingen, ect.
  • Sportieve gegevens: Club, categorieën, ect.
  • Beeldmateriaal: Foto’s, video’s, opnames, ect.
  • Deelname aan sportactiviteiten: uitslagen van wedstrijden, tombola’s, ect.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, ect.). Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

We kunnen informatie uit andere bronnen verzamelen, zoals contactlijsten en demografische informatie van derden en andere bronnen. De gegevens kunnen worden gecombineerd met andere informatie die we verzamelden en gebruiken voor het doel dat in deze privacyverklaring wordt beschreven.

Wie verwerkt deze gegevens

Interne organisaties

  • Bestuursleden van de vereniging
  • Administratief departement (ledenadministratie, ect.)
  • Financieel departement (boekhouding, lidgelden, verzekeringen, ect.)
  • Departement Public Relations en communicatie (social media, website, ect.)
  • Departement Arbitrage en Veiligheid (klachten, onderzoeken, ect.)
  • Vrijwilligers van de vereniging

Externe organisaties

  • De verzekeringsmaatschappij voor sportongevallen, Ethias.
  • Sport Vlaanderen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Het verzekeren van onze leden en activiteiten het verzorgen van de internet omgeving (webhosting mailhosting,).
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,…);
  • Het verzorgen van de financiële administratie en ledenadministratie.
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de
contractvoorwaarden. Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Partners en klanten (sportclubs, organisatoren, ect.) waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).
  • Overige sportfederaties


Met deze partijen (ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouder(s) worden verwerkt:

  • Identificatiegegevens
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid, persoonlijke kenmerken en financiële gegevens.

Bewaartermijn

Airsoft Alliantie België vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke
vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Airsoft Alliantie België vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na laatste gebruik. Voor bepaalde diensten zoals het beloningsprogramma Fidelis Fortibus deze deze gegevens relevant voor vergelijkingen in de tijd en vormen deze een toegevoegde waarde voor de klant.

Beveiliging van gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Airsoft Alliantie België vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Je rechten omtrent je gegevens

  • Je hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
  • Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • Je hebt recht op het verwijderen van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
  • Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
  • Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
  • Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.
  • Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.
  • Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de gevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen

Airsoft Alliantie België vzw kan de privacyverklaring steeds aanpassen.
De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018